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在建项目物资管理工作案例分析
来源:资产管理部 编辑:金沙检测线路js333 郭汉龙 发表时间:2013-06-20 16:58:40 字号:

根据分局管理提升活动安排及工作要求,今年分局资产办对项目物资设备管理进行现场及书面资料检查,通过检查发现,个别项目在物资管理实行过程中出现偏差,为进一步规范现场物资管理,更好地为项目部提供引导与服务,提高分局物资管理整体水平,总结在建项目物资管理案例教训及管理经验,并结合项目管理实际,以葛建军局长《端正认识,坚定信心,奋力勇为,在逐步规范的基础上管理提升》的讲话为引向,从物资计划、采购、运输、仓储到使用相关环节出发,针对在建项目物资管理存在的普遍共性问题,通过案例分析、业务引导、强化项目物资管理工作。

一、在建项目物资采购供应的特点

(一)技术性较强 

   在工程承包的招标文件中,对适用于该工程的材料和设备等都有较详细的要求。不同的类别、项目性质和设计概念可能各不相同,采用设备和材料的标准也有差异。

(二)资产管理流程繁琐

  在建工程的资产管理流程,大致包括:计划的编制、询价、比价、初步选择货源、供货商的选定、报送有关部门、业主或监理审核、谈判及签订合同、进货、运输、仓储、领用发放、物资核销、现场管理等。

三)价格影响因素多

  物资设备供应渠道十分广阔,虽同类产品有许多生产厂家以及众多的代理商,质量和价格在不同品牌和规格下差异很大,产品价格不仅与其型号、规格和质量有关,还将根据订货数量、交货方式、付款条件及服务要求的内容不同而变化;同时,还受国际市场、运输方式及其他费用、税率等影响。

(四)供应商资信水平参差不齐

  不同厂商、供应商在资金、信誉、经营方式和作风等方面各不相同,有些大品牌厂商往往比较注重信誉,有些厂商或供货商则惟利是图,缺乏诚信,容易出现交货延迟、质量不能满足施工要求等问题,部分采购甚至严重影响项目施工的顺利进行。

二、项目实际实行过程中出现的主要问题

工程项目的特殊性和复杂性决定了在资产管理的每个环节都要谨慎,任何时候和任何条件下都不可掉以轻心。工程项目严格按照业主与监理要求进行管理,但在物资设备采购供应过程中还会出现以下影响资产管理的问题

(一)管理过程中缺乏有效的信息沟通

1、与设计部门信息沟通

项目开始之初,由于受设计文件批复时间的影响,为了不影响施工进度,很多长周期物资设备的采购工作会提前进行,与供货商签订定单有时采用的技术规格书和数据单是标书设计文件,与业主批复的最终版文件有差异,如果没有及时对设计文件状态进行跟踪或与设计部门没有进行及时的交流和沟通,就可能造成供货商提供的产品到达现场之后不满足施工的要求,造成了返厂或在现场进行改造。

案例:某项目在引水工程中钢模台车设计与供货商签订定单采用的技术规格资料和数据资料为设计文件数据资料,与施工现场数据资料不符,供货商提供的钢模台车到达现场之后不能满足工程需要,造成了钢模台车在现场进行改造,不但增加改造成本,而且延长了工期。

2、与施工部门信息沟通

采购人员责任性不强、与施工单位沟通不力,这造成了施工与采购、供应的脱节,以至于出现了项目后期很多增订材料的情况发生,增加了二次订货、运输等过程费用。

案例:某项目在钻机液压马达维修中,因液压马达配流盘及活塞磨损需修复,施工单位在需求计划中需采购液压马达配流盘1件、液压马达活塞1组,但在采购计划编制中因采购人员责任性不强,采购人员未及时与施工单位沟通,造成订购液压马达活塞1件(1组为7件),导致增订材料的情况发生,增加了增订材料费用,而且延长修理工期。

 3、试运过程中的信息沟通

项目合同签订不规范,合同签订时未对厂商何时何地派出技术服务人员进行现场调试进行详细约定,试运过程中又与厂家、供货商沟通不力,造成技术服务人员进场延迟,严重影响试运的顺利进行。

案例:某项目在引进MZ165潜孔钻机时,该钻机为跟管钻机跟管进给深度为40。但钻机进孔6处,跟管断裂,虽与厂家联系,但厂家因种种原因推脱,造成技术服务人员进场延迟,严重影响试运的顺利进行。

 4、与业主信息沟通

与业主在理念、思维方式存在差异,交流沟通不是很顺畅,经常会受到业主的干涉与阻碍。如在进行供货商推荐时,如果业主提供供货商的,往往会比较被动,一般会被要求尽量选择清单中的厂家,会造成材料设备费用的增加;如果业主没有提供供货商的,大家在推荐供货商时往往显得力度不够或资料不完整,短时间内很难被业主认可通过,造成了采购周期的加长。

4、与业主信息沟通

   与业主在理念、思维方式存在差异,交流沟通不是很顺畅,经常会受到业主的干涉与阻碍。如在进行供货商选择时,如果业主提供供货商的,往往会比较被动,一般会被要求尽量选择清单中的厂家,会造成材料设备费用的增加;如果业主没有提供供货商的,短时间内很难被业主认可通过,造成了采购周期的加长。

(二)对供应商缺乏有效的管理与监控

在建工程项目中多数供应商设在各省会,受时间、地域以及人力资源的限制,无法进行货物生产过程中的质量监控以及交货进度的督办。项目上难免有采购的设备材料到达现场验收之后不能满足技术文件上的要求,造成了返厂修理或者重新订货的情况,增加了大量的采购费用;有些供应商在签订合同时会什么条件都承诺,但在实际交货时又会以各种各样的理由延迟交货。大家采购合同大部分都是与供货商签订的,但供货商与制造厂商缺乏有效的信息传递,也会造成上述情况的发生。

案例:某项目在编制加气砼计划中,工程技术部门根据标书及时编制需求计划,资产管理部门根据需求计划编制采购计划,并进行了询价、比价,但在供货商在实际交货时又以种种理由延迟交货,导致施工工期延长,增大项目成本。

(三)采购人员的综合素质有待提高

目前在建工程项目资产管理人员存在严重不足,有经验的老同志愈来愈少,现在多数为新毕业或工作几年的大学生,项目物资管理常识匮乏及综合管理经验不足,中间断层局面严重。

案例1:某项目资产管理人员因物资综合管理经验不足,对自身工作要求不严、不细,未严格实行分局及项目部物资设备管理办法在材料领用发放过程中,存在单价、复价不符的现象,也未按材料更正单进行更正,将其差价随意调入库存,形成虚库存,调账随意性较大。

案例2:物资内业管理较差;某项目材料的收、支、余,未能按资金动态表规定进行归档,无法验证当月的验收单据有多少张,金额多少、领料单多少张,金额多少等等,资金动态表也无财务人员稽核签字认可,数据统计随意性较大,缺乏准确性,历史资料凌乱缺失,库存额与财务核算报表有差异, 分析和整理数据工作的力度不够. 造成在外包队材料核销困难。

案例3:现场检查落实不到位;某项目在水泥领用发放后,未及时到现场检查落实,现场分包队虽搭建了防雨棚,但未下垫支护,水泥受潮、雨水侵泡而失效。

(四)制度实行力较差,随意性较大

案例1:某项目在物资采购中,招标评审的单位和实际

供货单位不一致;招标评审单位为甲,而供货单位为乙,违背了企业及分局物资设备管理办法。

案例2:某项目部在砼搅拌车租赁中,一在未进行设备

租赁合同评审,二无设备移交记录及租赁合同的情况下,交付他方使用,租赁过程违规,并在他方使用过程中,因翻车事故,造成砼搅拌车报废。

三、资产管理的建议及措施

1、制定合理的物资设备采购计划;采购计划是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。

2、加强与项目其他部门的沟通;虽然项目上每个部门都是相对独立的部门,都有各自相应的职责范围,但作为一个项目整体,各部门之间应加强协作与沟通,共同努力才能完成好整个项目的建设。资产管理部门应加强经营、财务、工程等部门之间的沟通,定期开会资产管理专题会,强化注意的事项,争取在采购之前尽量发现问题,并尽早解决。

3、加强对供应商的评定、考核管理;正确地选择、认证、考核、评估供应商,是项目物资设备采购成功的关键。根据分局管理制度制定相关文件,对供应商进行管理与考核,对材料供应商实行动态管理,业绩考核,择优选用,对不合格的供应商则从中予以剔除,不再选用。

4、充分利用互联网来降低采购成本;在采购过程中经常会由于过多的人为因素和信息闭塞造成了采购价格过高或者质量低下,利用企业现已建立的POWERON内部管理系统及资产管理群、互联网可以使采购人员及时了解市场信息,把握市场供求情况的变化,有效减少上述问题的发生,最大限度的降低采购成本。另外可以通过网上采购与网下送货相结合的方式扩大采购市场范围,缩短供需距离,简化采购手续,减少采购时间,同时还可以减少人为因素的干预,从而降低采购成本。

5、把好采购评审关;物资采购根据物资需求计划,选择合格供应商进行询价、比价,选定合格供方,物资的采购应坚持公开、公平、公正和诚实、信用、质优价廉、服务生产、监督制约的原则,建立健全操作有序、监控有力、评审规范的管理制度,严格按分局管理制度实行,把好评审、采购关。

6、把好材料验收关

① 业主供应或自行采购的物资材料到货后,物资管理部门填写及时器材验收单进行验收,验收单必须签字齐全有效。

② 物资采购人员会同有关人员和仓库验收人员共同依据采购合同中的质量技术标准的要求,清点实物,做到帐物相符、质量合格后,方能验收入库。

③ 物资验收手续、凭证要规范。

7、把好领用发放关;加强限额领料制度,领料单必须签字齐全有效。把好领用发放关的目的就是任何采购、消耗、领用的材料全程、各方位处于可控状态,且任何领用、消耗均有依据可查,使物料管理精细化、浪费最小化,尽最大限度达到单位成本控制的要求,降低工程造价,为项目获取最大的利润。在使用过程中要少领多跑、严格实行限额领料,避免分包队伍物资材料的超额领用、非正常损耗、浪费、挪作他用、非正常流动、倒卖等现象,造成材料成本失控,对施工现场的物资实行不定期地检查、监督、控制,发现问题提出措施、及时纠正。

8、把好使用关

①物资核销过程管理是最重要的环节,过程控制不严,势必造成材料超耗浪费。因此,加强物资管理中的过程控制工作,对做好项目成本管理工作意义重大,所以严格实行分局物资设备管理办法,定期(按月、季度、年度)、分项和单项完工工程的材料核销,对工程剩余物资要及时回收、处理,把好使用关,减少浪费。

② 注重边角余料的回收利用,实行科学配料、集中下料、合理套裁和修旧利废,使原材料能够得到充分利用。对于积压产品和配件要积极向领导汇报,提出合理可行的处理建议,积极处理闲置、积压、报废的物资,以此盘活资金。

9、强化盘点制度

①物资材料由于品种多、数量大,所以要对各种物资材料进行分门别类,及时验收登记入帐,切实做到日清月结,定期盘点工作,做到“帐、卡、物、资金”四相符。使库存材料摆放有序、物资盘点及时(含现场领用材料)、资产管理不失控。

②实行工程主要用料预算消耗量与实际消耗量对比制度。以盘点实物为基础,利用盘点结果,做好主要施工用料(含周转材料)计划与累计投入量对比台帐;预算机械费用与实际使用机械费用累计对比台帐。复核成本控制措施落实情况和指标实现情况,做好定量分析,为开好成本分析会打好坚实的基础,并提出整改或补救措施

10、加强物资现场管理;

  物资现场管理环节,不但涉及物资管理使用和质量控制,还关系到企业的形象。现场管理注意以下几点:

 ① 料棚、料场布局合理。

 ② 物资存放规范整齐,标识清楚。

 ③ 周转材料、废旧物资及时清理、整修、堆码。

 ④ 施工现场整洁,做到工完料净场地清。

11、加强学习与培训,不断提高业务水平,  提高管理人员的整体素质;

    加强学习与培训,不断提高业务水平, 强化项目管理人员成本意识,资产管理人员不能觉得只要按时供应项目所需的设备材料,不影响项目的进度就算完成任务,不去过多考虑成本的高低。要确保项目盈利目标的实现,必须加强管理人员的成本意识,加强学习与培训,不断提高业务水平,充分发挥懂管理、会管理人才的专业技能,提高管理人员的整体素质。保证资产管理工作的持续性、稳定性和有效性。

12、规范管理、强化实行力度

  规范物资设备管理流程,加强物资设备采购、租赁合同评审及会签制度,严格实行分局及项目部管理办法,避免在经营活动中个人利益损害企业利益和国家利益,局部利益损害整体利益。确保物资设备管理程序的规范,公平和公正。

 

 

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